Guide de présentation et d'animation

Présentateurs·trices

Si, pour une raison quelconque, vous ne pouvez pas rejoindre le congrès, faites-le nous savoir à conference@evaluationcanada.ca afin que nous puissions modifier le programme.

Gardez le diaporama simple.

• Le diaporama sera projeté à l'aide de PowerPoint car, bien que le wifi soit disponible, nous ne pouvons pas garantir une connexion Internet solide requise pour d'autres logiciels de présentation. Assurez-vous que votre diaporama soit compatible avec PowerPoint.

• Les transitions de pages et les animations d'objets sont acceptables, mais gardez-les simples; elles doivent viser à favoriser la compréhension et l'apprentissage.

Ajustez les informations de présentation et votre bio dans PheedLoop, l'application du congrès.

• Les présentateur·trice·s peuvent télécharger une copie numérique de leur présentation et ajuster le résumé. Il est aussi possible de modifier la biographie et les informations d'affiliation, ainsi que de télécharger une photo.

  • Nous encourageons fortement le téléchargement des présentations quelques jours avant la séance, à des fins d'accessibilité et de durabilité environnementale.

• Chaque présentateur·trice inscrit·e au congrès recevra un lien vers son portail de présentation sur le Web.

• Une fois dans le portail, il sera possible de sélectionner une présentation (s'il y en a plusieurs).

• De là, on pourra modifier les informations sur la présentation et télécharger un ou plusieurs fichiers en cliquant sur le bouton approprié.

Vérifiez l'heure et le lieu de votre présentation.

• Ces informations sont les plus à jour dans l'application PheedLoop. Elles sont également disponibles (mais moins à jour) dans le programme détaillé.

• Rendez-vous dans votre salle 15 minutes à l'avance pour connecter avec la personne assurant la modération de la séance et avec les autres présentateur·trice·s, vous assurer que l'équipement est en état de marche et vous familiariser avec la configuration.

• S'il y a plus d'une présentation pendant le créneau, décidez avec la personne assurant la modération et avec les autres présentateur·trice·s si les questions-réponses auront lieu après chaque présentation ou après toutes les présentations.

Apportez votre diaporama sur une clé USB.

• Enregistrez votre diaporama au format PowerPoint.

• Placez le fichier PowerPoint sur une clé USB-A standard (ou deux, car les clés USB ont tendance à tomber en panne au pire moment).

• Dans votre salle de présentation, copiez le fichier PowerPoint de la clé USB sur le bureau de l'ordinateur Windows utilisé pour la projection. Supprimer le fichier à la fin de la session.

Modérateur·trice·s

Avant la séance

• Consultez l'application Pheedloop pour confirmer la salle et l'heure de début, ainsi que le type de séance (par exemple, panel, présentations brèves, etc.).

• Rendez-vous dans la salle 15 minutes avant l'heure prévue du début de la séance.

• Familiarisez-vous avec la salle et le matériel (ordinateur, projecteur, micros).

• S'il semble y avoir un problème avec la technologie, contactez le support technique au numéro fourni dans la salle.

• Demandez aux présentateur·trice·s par quel nom et par quelle affiliation ils·elles aimeraient être présenté·e·s, ainsi que leurs pronoms préférés.

• Confirmez le titre de chaque présentation et l'ordre de présentation (qui devrait être conforme au programme, par défaut).

• S'il y a plus d'une présentation au cours de la séance, demandez aux présentateur·trice·s de décider si les questions-réponses auront lieu après chaque présentation ou en groupe à la fin de la séance.

• Aidez les présentateur·trice·s à copier leurs diapositives PowerPoint depuis leur clef USB vers le bureau de l'ordinateur Windows de la salle.

Durant la séance

• Présentez-vous brièvement et décrivez votre rôle (c.-à-d., modérateur·trice de séance chargé·e d'introduire les présentations, de faire respecter les contraintes de temps et de gérer les questions).

• Accueillez les congressistes, identifiez les présentations et l'ordre des présentations (s'il y en a plusieurs).

• Présentez brièvement les présentateur·trice·s avant leur présentation en fonction des informations trouvées dans l'application.

• Assurez-vous que chaque présentation commence et se termine à l'heure, en laissant suffisamment de temps pour les questions et réponses. Les présentations dans les séances à communications multiples ne doivent pas dépasser 15 minutes.

• Modérez les questions-réponses en vous assurant que les personnes qui souhaitent prendre la parole ont la possibilité de parler dans la mesure du possible.

• Annoncez la fin de la séance et la dernière question (5 minutes avant).

Après la séance

• Remerciez les congressistes.

• Rappelez aux présentateur·trice·s d'effacer la présentation du bureau de l'ordinateur.

Présentateurs·trices

Avant votre séance

Téléchargez une copie numérique de votre présentation à l’avance, dans un format qui permet aux utilisateurs de l’adapter (pas un PDF).

Pour télécharger votre présentation sur l'application de la conférence (Pheedloop) :

• Chaque présentateur·trice inscrit·e au congrès recevra un lien vers son portail de présentation sur le web.

• Une fois dans son portail, la personne pourra sélectionner une de ses présentations (si elle en a plusieurs).

• Elle pourra ensuite éditer l'information sur sa présentation et téléverser un ou plusieurs fichiers en cliquant sur le bouton approprié.

Créez des diapositives qui répondront à divers besoins. En particulier, tenir compte des éléments suivants :

• Contrastes de couleur : assurez-vous de fournir suffisamment de contraste entre le texte et les couleurs de fond et vérifiez que les couleurs sont reconnaissables pour les personnes daltoniennes. Des vérificateurs de couleurs gratuits en ligne peuvent être utiles : (disponible en anglais seulement)

  • Contraste des couleurs : https://webaim.org/resources/contrastchecker/) 

  • Vision des couleurs

    • https://home.vizlib.com/the-uncomplicated-guide-to-colour-palettes-in-data-visualisation/ 

    • https://www.amcharts.com/dataviz-tip-2-remember-color-blind/ 

    • www.color-blindness.com 

• Arrière-plans simples : Placez vos textes sur une couleur de fond unie plutôt que sur des images ou des motifs trop chargés.

• Limiter la quantité de texte : Il peut être difficile de lire des paragraphes de texte pendant un discours.  Utilisez des listes à puce ou s’en tenir aux principaux points à retenir.

• Graphiques avec motifs ou textures : Évitez de compter uniquement sur la couleur pour distinguer les données clés en ajoutant des motifs ou des textures aux graphiques.

• Conceptions normalisées : L’utilisation du même modèle sur toutes les diapositives aide à limiter la charge cognitive.

• Sous-titres : Ajoutez des sous-titres pour les vidéos et les clips audio. Ces derniers sont utiles pour les personnes ayant une déficience auditive ainsi que pour celles qui connaissent moins bien la langue parlée.

• Polices faciles à lire : Choisir des polices simples avec des traits d’épaisseur constante.

• Éviter les mouvements et les clignotements : Les mouvements, les animations, les clignotements ou les effets clignotants peuvent être distrayants et causer des réactions physiques désagréables, comme des nausées ou des convulsions.

• Pensez à la lisibilité : Limitez la quantité de jargon, définissez les acronymes et visez un langage simple. Envisagez d’utiliser des outils en ligne gratuits pour tester le niveau de lisibilité, comme ceux qui utilisent les niveaux Flesch Kincaid : www.online-utility.org/english/readability_test_and_improve.jsp (disponible en anglais seulement)

Pendant votre séance

Utilisez le microphone : Cela aide toute une gamme de personnes à comprendre ce qui est dit, ce qui peut inclure des traducteurs, des interprètes, des sous-titreurs ou de la parole-texte.

Parlez clairement et pas trop vite pour que les participants, les interprètes ou les sous-titreurs puissent suivre. Utilisez des phrases simples et évitez le jargon et les idiomes qui pourraient porter à confusion. Faites preuve de jugement lorsque vous utilisez un langage ou des termes spécialisés (si vous connaissez bien votre public) et épelez les acronymes lors de la première utilisation.

Décrivez le contenu clé, y compris ce qui se passe dans la salle : Décrivez brièvement les images ou les éléments visuels importants (ne pas décrire les éléments décoratifs) ainsi que les actions pertinentes. Par exemple, si vous demandez aux gens de lever la main pour répondre à une question, décrivez le résultat : « environ la moitié des gens ici ont levé la main ».

Soyez flexible : Plusieurs handicaps ne sont pas immédiatement visibles.  Si vous avez prévu des éléments interactifs à votre présentation, gardez en tête que certains participants pourraient ne pas être en mesure d’y participer, ou ne se sentiront pas suffisamment à l’aise. La participation devrait toujours être facultative.

Modérateurs·trices

Avant votre séance

• Examiner la salle pour repérer les obstacles. Les salles seront aménagées  pour faciliter la mobilité. Toutefois, les articles peuvent avoir été déplacés et nuire aux allées et à l’accès aux microphones.

• Vérifiez que les microphones fonctionnent toujours et faites les réglages nécessaires.

• Passez brièvement en revue les points ci-haut avec les présentateurs·trices avant de commencer.

Pendant la séance

• Respecter l’horaire. Ne commencez pas à l’avance et terminez à l’heure. Les participants ayant des problèmes de mobilité ont besoin de temps pour se déplacer.

• Demandez des précisions sur le jargon ou les acronymes. Ceci aide à réduire la charge cognitive et favorise la compréhension des non-spécialistes dans le domaine.

• Rappelez à tous d’utiliser les microphones en tout temps. Évitez de demander « Est-ce que tout le monde a bien entendu ? »

• Répétez ou résumez les questions de l’auditoire. 

Présentateurs·trices et modérateurs·trices

Parler aux personnes handicapées et parler des handicaps

• Demandez avant d’aider. Avant d’aider qui que ce soit, demandez si la personne a effectivement besoin d’aide. Si l'on décline, même s’ils semblent en difficulté, respectez la personne  et ne soyez pas offusqués.

• Parlez directement à la personne, et non à l’interprète, au préposé ou à l’ami. Vous n’avez pas besoin d’ignorer complètement les autres; assurez-vous simplement de concentrer votre interaction sur le participant.

• Parlez normalement. Certaines personnes ont tendance à parler plus fort et/ou plus lentement aux personnes handicapées. Utilisez un langage clair de tous les jours; les expressions courantes comme « Je vois ce que vous voulez dire » sont acceptables.

• Utilisez les formulations « la personne d’abord ». Dites plutôt une personne ayant un handicap, une personne aveugle – à moins que quelqu'un n'exprime une préférence différente. Dans le doute, poser la question.

• Évitez les euphémismes condescendants et les termes offensants. Beaucoup de gens trouvent offensant des termes comme infirme, victime de, souffre de, ainsi que des euphémismes tels qu’avoir des « besoins spéciaux ». 

Présentateurs·trices et modérateurs·trices

Tous les congressistes sont tenus de respecter le Code de conduite de la C2023. 

Les présentateurs·trices et les modérateurs·trices doivent être informés et attentifs au risque que les membres de l'auditoire (ou même eux-mêmes) disent des choses discriminatoires ou nuisibles pour certains groupes,qu'ils utilisent des microagressions, ou qu'ils emploient de vieux termes utilisés depuis des générations, mais qui sont en réalité offensants. 

Les situations qui peuvent être des microagressions comprennent :

• Demander à une personne de couleur de représenter toutes les personnes de couleur.

• Faire des suppositions sur une personne en fonction de sa religion, de son âge, de sa classe sociale, de sa race ou de son appartenance ethnique.

• Complimenter les personnes de couleur d'une manière qui n'est pas un compliment - "Vous vous exprimez si bien pour une personne de [insérer le groupe]".

• Parler en même temps ou interrompre quelqu'un, minimiser les remarques ou répéter et s'attribuer le mérite de remarques faites par des personnes d'un autre âge, d'une autre race, d'une autre ethnie ou d'un autre statut (étudiants).

• Ne pas utiliser les pronoms préférés d'une personne.

• Faire des suppositions sur l'identité de genre ou l'orientation sexuelle d'une personne.

• Faire des commentaires qui suggèrent que les personnes plus âgées sont moins à l'aise avec la technologie ou commenter leur apparence.

• Supposer que les jeunes sont inexpérimentés ou naïfs, et ne pas tenir compte de leurs connaissances ou de leurs opinions.

• Se livrer à l'appropriation culturelle (voir la section ci-dessous). 

Que faire lorsque cela se produit ?

Si vous êtes témoin d'un comportement discriminatoire ou préjudiciable, nous vous encourageons à intervenir du mieux que vous pouvez, sans vous faire du mal ou en faire à d'autres. Vous trouverez ci-dessous des conseils sur la manière d'intervenir. 

Tout d'abord, partez du principe que la personne est de bonne volonté. Faites l'hypothèse que la personne qui a fait cette déclaration l'a fait par méconnaissance et non par malveillance ou méchanceté. L'objectif n'est pas de punir, d'interpeller ou d'embarrasser la personne, mais de réduire le risque qu'elle poursuive son comportement et d'assurer aux autres que la session est un espace sûr pour tout le monde. Les stratégies d'intervention comprennent :

• Interrompez la situation. Sur le moment, nommez ou reconnaissez l'offense et interrompez-la. Il n'y a pas qu'une seule façon de réagir. Vous pouvez prendre la personne offensée à part et lui faire prendre conscience de ce qu'elle a dit ou fait et de l'impact que cela peut avoir. 

• Affirmez publiquement et soutenez les personnes qui ont été blessées par ce comportement.

• Utilisez l'humour pour dénoncer un comportement, avec prudence, en veillant à ne pas diminuer l'impact de l'offense. Parfois, une déclaration humoristique peut envoyer un message clair.

• Désamorcez la situation et calmez les individus si les autres interventions échouent. Si la personne ayant un comportement inapproprié se met sur la défensive, calmez-la en lui expliquant que vous ne l'attaquez pas en tant que personne, mais que vous vous efforcez de faire en sorte que ce comportement ne se reproduise pas, car il est blessant pour autrui. Faites appel au Code de conduite du C2023, au Guide en matière d'éthique de la SCÉ, aux Compétences pour les évaluateurs de la SCÉ et/ou aux Normes d'évaluation de la SCÉ.

• Si tous les efforts de résolution échouent, demandez au contrevenant de bien vouloir quitter la séance.

• Rapportez l'incident aux organisateurs de la conférence à l'adresse C2023@evaluationcanada.ca,  

• Dans le questionnaire d'évaluation post-conférence, faites un rapport sur ce qui s'est passé et pourquoi cela a été blessant afin de contribuer à la planification des conférences futures.    

Présentateurs·trices

Afin de minimiser les photocopies et impressions, téléchargez votre présentation à l'avance sur l'application de la conférence. 

Pour télécharger votre présentation sur l'application de la conférence (Pheedloop) :

• Chaque présentateur·trice inscrit·e au congrès recevra un lien vers son portal de présentation sur le web.

• Une fois dans son portail, la personne pourra sélectionner une de ses présentations (si elle en a plusieurs).

• Elle pourra ensuite éditer l'information sur sa présentation et téléverser un ou plusieurs fichiers en cliquant sur le bouton approprié.

Si l'impression de votre présentation est nécessaire, imprimez recto verso sur du papier recyclé.

N'oubliez pas d'apporter votre gourde d'eau. Des pichets d'eau seront également disponibles dans chaque salle.

Présentateurs·trices et modérateurs·trices

Le langage inclusif ne met pas toutes les personnes dans un langage masculin ou dans le binaire du genre. Lorsque vous décrivez une personne générique ou hypothétique dont le sexe n'est pas pertinent dans le contexte de l'utilisation, n'utilisez pas de pronoms ou de combinaisons de pronoms sexués. Utilisez “la personne... elle", car cette formulation est inclusive du point de vue du genre. L'identification de genre fait référence à une composante du genre qui décrit le sens psychologique qu'une personne a de son genre et qui peut correspondre ou non au sexe assigné à la naissance. Elle est distincte de l'orientation sexuelle.

Pronoms : Si vous les connaissez, utilisez toujours les pronoms préférés des personnes. Si vous ne les connaissez pas, ou pour un usage plus général, évitez les pronoms genrés tels que «elle», «il», «son», «sa», «ses», à moins que la personne n'ait spécifié une préférence pour ces pronoms. 

Évitez les expressions fondées sur le sexe : Passez en revue vos matériels pour vous assurer qu'il n'y a pas d'expressions telles que :

• « Elle lance, court, se bat comme une fille »

• « Les hommes ne comprennent pas »

• « C'est un travail de femme »

Conseil pour éviter le langage discriminatoire : 

Il suffit d'inverser la logique de la phrase : si l'on passe du masculin au féminin ou inversement, cela en modifie-t-il le sens ou l'emphase ? La phrase a-t-elle soudain l'air plus étrange ?

Exemples : Les femmes n'ont rien à faire dans les forces de l'ordre --> Les hommes n'ont rien à faire dans les forces de l'ordre.

Utilisez un langage non genré : 

• Évitez les mots genrés.

• Au lieu de « l'homme », utilisez « l’humain », « l’humanité » ou « la race humaine ».

• Au lieu de « fabriqués par l'homme », utilisez « artificiel » ou « causé par les humains »

• Utilisez la voix passive si nécessaire pour éviter de faire référence à un individu.

Utilisez un langage inclusif sur le plan du genre : Des exemples de noms inclusifs sont : tout le monde, gens, humains et personnes. Les noms de professions inclusifs comprennent des termes tels que présidente ou président, membre du congrès, étudiante ou étudiant de première année. 

Présentateurs·trices et modérateurs·trices

Dans le cadre de l'engagement de la SCÉ et du C2023 à promouvoir la diversité, à soutenir l'inclusion et à renforcer l'équité grâce à l'apprentissage entre pairs, nous vous demandons de prendre conscience de ce qui constitue l'appropriation culturelle en consultant la page Web dédiée sur le site Web de la conférence. 

Lorsque les propositions de séances ont été soumises pour la conférence C2023, nous avons demandé aux présentateurs·trices de réfléchir au contenu de leur proposition afin d'éviter de s'engager dans l'appropriation culturelle.

Présentateurs·trices

Avant votre séance

• Réfléchir de manière critique à votre identité socioculturelle, à votre expérience vécue, à vos hypothèses personnelles et à vos biais, ainsi qu'à ceux de vos co-présentateurs·trices.

• Réfléchissez de manière critique aux raisons pour lesquelles vous êtes tenté de faire référence à d'autres cultures dans votre séance et aux conséquences négatives qui pourraient en découler, et assurez-vous que vous ne vous engagez pas dans une démarche d'appropriation culturelle.

• Évitez de vous appuyer sur des stéréotypes. 

Pendant votre séance

• Reconnaissez comment vos identités socioculturelles, vos expériences vécues, vos hypothèses et vos biais personnels et ceux de vos co-présentateurs se rapportent au sujet de votre séance.

• Soyez attentif à la dynamique du pouvoir culturel en jeu. Lorsque des personnes et des groupes interagissent, le pouvoir peut être réparti de manière inégale et vous devez être ouvert aux rétroactions, accueillir les questions - quelle que soit la personne qui les pose - et être conscient de votre propre pouvoir.

• Évitez d'utiliser les éléments culturels comme des accessoires ou des amusements.

• Évitez les stéréotypes.

• Utilisez un langage approprié.

• Si vous faites référence à une culture ou si vous l'empruntez, vous devez la mentionner correctement, si possible en la précisant. Par exemple, plutôt que de dire "C'est une histoire autochtone", dites "C'est une histoire tsimshian".

• Décrivez comment vous avez consulté les personnes dont vous vous référez à la culture.

• Utilisez un langage respectueux. 

• Évitez d'utiliser des visuels ou des images qui peuvent être sacrés ou religieux pour une culture sans en comprendre et en respecter la signification et l'importance.

Modérateurs·trices

Au cours de la présentation, soyez attentif à d'éventuels détournements culturels de la part des présentateurs·trices ou des participants·es et notez-les en vue d'une amélioration future. L'évaluation de la conférence vous demandera ces informations. 

Si vous vous sentez à l'aise pour le faire, intervenez si certains contenus et échanges risquent de ne pas être culturellement appropriés et de causer du tort. Voir la section ci-dessus « Créer un espace de discussion sécurisant ». 

Présentateur·trice·s

La Société canadienne d’évaluation s’est engagée à promouvoir la diversité, à soutenir l’inclusion et à renforcer l’équité par l’apprentissage entre pairs.

Dans cette optique, nous vous encourageons à soumettre le sujet de votre présentation C2023 à une analyse comparative entre les sexes plus (ACS+). Nous vous invitons également, lorsque vous ferez votre présentation, à tenir compte d’un large spectre d’identités de genre et d’autres facteurs d’identité croisés tels que la race, l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, l’âge, la capacité physique, la zone géographique, etc.

Effectuer une analyse ACS+ consiste à examiner comment divers groupes de personnes sont affectés de manière différenciée par les politiques, les programmes et les initiatives. Cette analyse aborde des questions telles que :

• Les besoins des diverses populations diffèrent-ils en ce qui concerne le sujet lié à l’évaluation exploré dans votre présentation ? Comment ces besoins ont-ils évolué au fil du temps ?

• Les mesures actuellement en place (c’est-à-dire les politiques, les programmes et les initiatives) répondent-elles aux besoins des diverses populations ? Y a-t-il des populations dont les besoins n’ont pas été pris en compte ?

• Les stéréotypes concernant les diverses populations sont-ils renforcés ou réfutés ?

• Les diverses populations ont-elles un accès équitable aux mesures actuellement en place ? Quels sont les obstacles à leur accès ? Dans quelle mesure les diverses populations participent-elles ?

• Comment les diverses populations ont-elles été affectées de manière différenciée ? Dans quelle mesure les disparités connues entre les populations ont-elles été effectivement réduites ? Quels sont les effets favorables et défavorables imprévus sur les diverses populations ?

• Quels sont les changements nécessaires pour obtenir des résultats plus équitables pour les diverses populations ? Dans quelle mesure les effets favorables sur les diverses populations sont-ils durables ?

Une partie intégrante du processus d’ACS+ consiste à identifier et à remettre en question les hypothèses, tant les vôtres que celles des autres. L’analyse des données est également essentielle au processus analytique : quelles preuves appuient ou remettent en question ces hypothèses ? Gardez à l’esprit que le fait de reconnaître un manque de preuves peut également être utile pour identifier les questions qui méritent d’être approfondies.

Lorsque vous partagerez le processus, les résultats et les recommandations de votre analyse ACS+ au cours de votre présentation, nous vous encourageons à être conscient·e de la diversité qui existe parmi les délégués·ées à la conférence de la SCÉ et à prendre des mesures pour assurer un dialogue respectueux, empathique et productif.

Les ressources suivantes fournissent de plus amples informations sur l’ACS+ : Qu’est-ce que l’ACS+, de Condition féminine Canada et Intégration de l’analyse comparative entre les sexes plus dans l’évaluation : un guide d’introduction, du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada.